Ci sono tanti mezzi per fare pubblicità: dal volantino all'affissione, dalla tv alla radio, dalla stampa al direct marketing, dal telemarketing al mailing, fino ad arrivare ad Internet. E questo lo sapete già tutti… Ma esistono delle alternative più efficaci? Sì, anche se spesso non sono conosciute: l'ufficio stampa per esempio si può occupare di promuovere la vostra attività attraverso i media tradizionali ed oggi anche attraverso quelli on line. Un comunicato stampa ben strutturato e capillarmente divulgato è infatti spesso più incisivo di centinaia di inserzioni pubblicitarie perché, soprattutto nell'era in cui i mass media 'creano opinione', uno dei modi più prestigiosi di farsi conoscere è fare informazione nel proprio settore. Avete mai pensato che gestire in prima persona il vostro ufficio stampa vi può far risparmiare denaro e vi può rendere di più rispetto alla pubblicità tradizionale?
Cosa fa un ufficio stampa?
Un ufficio stampa si occupa di pianificare strategie di comunicazione e di marketing con la stampa. Dunque:
1) elabora ed invia i comunicati stampa;
2) crea e conserva i contatti con le testate nazionali, locali e di settore.
Chi se ne può avvalere?
Diciamolo subito: non tutti. Un'azienda di distribuzione di acqua minerale, ad esempio, non se ne farebbe niente, così come un'attività commerciale tradizionale. Diverso il caso di chi si occupa di hi-tech, internazionalizzazione, legge, formazione ma anche del ristorante che abbia una cucina particolare o di un'azienda che produca e distribuisca oggetti 'strani', insomma di chiunque inventi servizi innovativi o voglia lanciare nuovi prodotti.
Quali sono allora i requisiti fondamentali per realizzare un ufficio stampa di successo?
Bisogna essere in possesso di almeno due requisiti: avere del materiale da comunicare potenzialmente interessante per il giornalista che riceverà il vostro comunicato stampa. Secondo requisito fondamentale: avere una certo estro creativo. Se riuscirete infatti a dare al vostro prodotto/servizio una connotazione particolare e a proporlo diversamente rispetto al modo consueto di presentarlo, potreste trovare spazio nei mezzi di comunicazione che sono sempre alla ricerca di novità e di curiosità.
Come si scrive e come si gestisce un comunicato stampa?
Per farlo dovreste chiedervi: chi vi interessa raggiungere? Se siete ad esempio un ristoratore, oltre alle riviste di viaggi, vorrete magari coinvolgere le fonti di informazione locale (comprese le pagine locali dei quotidiani) o le riviste di argomento enogastronomico, senza dimenticare i media on line (portali di città, portali sulla ristorazione, webmagazine del settore turistico o enogastronomico). A questo punto dovreste pensare al target del giornalista, che non pubblicherà mai niente che non incontri i gusti dei suoi lettori. Prima di tutto quindi dovreste individuare quali sono gli argomenti che suscitano maggiormente l'interesse del suo target. Se ad esempio scrivete un comunicato da inviare a riviste di viaggi, potreste cercare di mettere in luce, se siete un ristoratore, la 'tipicità' dei vostri piatti, strettamente legati ai prodotti del territorio.
Se avete un'azienda che produce gioielli originali, potreste inviare i vostri comunicati ai media che si occupano di moda, a riviste femminili o di settore e cercare di metterne in evidenza la particolarità: i materiali usati? Il design? La possibilità di personalizzarli? Il loro carattere 'esotico'? Gli artigiani che li producono?
Se siete invece un professionista dell'ICT ed avete inventato un nuovo servizio o un nuovo prodotto di utilità per le imprese, vi converrebbe contattare riviste e webmagazine del settore, portali dedicati alle imprese, giornali con rubriche sulla new economy e magari incentrare il vostro comunicato sull'avvenirismo della vostra creazione e sui vantaggi in termini di tempo e denaro per le aziende che ne usufruissero. Mentre scrivete però tenete sempre a mente che è meglio evitare gli slogan autoreferenziali che descrivono 'quanto siete bravi': difficilmente qualcuno leggerebbe un testo in cui si percepisca un taglio smaccatamente pubblicitario. Giunti a questo punto potreste redigere il comunicato, poi reperire su Internet gli indirizzi di posta elettronica dei giornali che vi interessa raggiungere e provare ad inviarlo.
Ha avuto successo? Da quanti e da chi è stato pubblicato?
Tre le possibilità:
a) Un vero flop… Zero pubblicazioni! Allora qualcosa non ha funzionato. Ma cosa? L'argomento su cui avete incentrato il comunicato? Il modo di presentarlo? Non avete contattato i giornalisti giusti? Oppure non li avete contattati nel modo più appropriato? In questo caso, dovreste imparare dagli errori e riprovare.
b) Il vostro comunicato è stato pubblicato da alcune testate. Provate allora a ricontattare chi non vi ha pubblicato e chiedete conferma della ricezione della vostra e-mail. Dunque potreste essere sulla buona strada.
c) Un gran successo: tante pubblicazioni e a costo zero… Complimenti! Siete degli abili comunicatori.

Quando e se riuscirete ad affinare la vostra capacità di comunicare, tutto diventerà semplice ed anche conveniente dal punto di vista economico. Ma se vi risultasse faticoso mettere in piedi il vostro ufficio stampa e desideraste avere un aiuto... allora è il caso di consultarci.